Zo maak je gesprekken rustiger, duidelijker en menselijker met klare en inclusieve taal

"Het gaat bij klare taal helemaal niet om versimpelen. Het gaat om verduidelijken. Je kijkt: hoe kan ik mijn zinnen korter maken? Welke overbodige werkwoorden kan ik schrappen? Hoe maak ik concreet wat er precies moet gebeuren? En welke woorden begrijpt vrijwel iedereen?

Een handige tip is om internationale woorden te gebruiken. Zeg bijvoorbeeld ‘consultatie’ in plaats van ‘afspraak’ of ‘conversatie’ in plaats van ‘gesprek’. Je maakt het dus niet simpeler, maar sluit juist aan bij het referentiekader dat iemand al heeft."

"Inclusieve taal betekent dat je op een manier spreekt waardoor mensen je niet alleen begrijpen, maar zich ook echt aangesproken voelen. Want zodra iemand het gevoel heeft dat er óver hem of haar gepraat wordt in plaats van mét, haakt die persoon af.

Stel: er zit een koppel voor je en je richt je enkel tot de man. Dan is de kans groot dat de vrouw vooral bezig is met het feit dat ze genegeerd wordt. Ze hoort niet meer wat je zegt, ze ergert zich, en het gesprek verliest zijn effect. Wie zich niet gezien of erkend voelt, kan simpelweg niet goed luisteren. Daarom is het in inclusief taalgebruik cruciaal dat je iedereen aanspreekt en niemand buitensluit.

Wanneer mensen je begrijpen én merken dat je hen met respect behandelt, ontstaat er ook meer ruimte om mild te zijn voor culturele verschillen. Je kan onmogelijk alle gevoeligheden van alle culturen kennen. Maar als de basis van je communicatie duidelijk en respectvol is, zijn mensen sneller bereid om over misverstanden heen te stappen en te kijken naar wat jullie wél gemeen hebben.

Daarnaast vormt vakjargon vaak een grote drempel. Veel mensen durven niet toe te geven dat ze iets niet begrijpen — uit schaamte, uit angst om dom over te komen of omdat ze denken dat het “aan hen” ligt, zeker wanneer ze een minder vlot Nederlands spreken of er culturele verschillen zijn. Terwijl het probleem vaak gewoon het jargon is, dat ook voor moedertaalsprekers moeilijk kan zijn."

"Miscommunicatie kan op verschillende manieren ontstaan. Soms ligt het puur aan de taal: brieven of documenten bevatten ingewikkelde woorden of figuurlijke uitdrukkingen die niet iedereen begrijpt. Denk aan termen zoals ‘een toelage krijgen’ — ze lijken eenvoudig, maar zijn dat lang niet voor iedereen.

Maar misverstanden ontstaan net zo vaak door verschillende referentiekaders: de manier waarop mensen naar bepaalde thema’s kijken. Een goed voorbeeld is het begrip ‘zelfredzaamheid’. Dat komt vaak voor in de hulpverlening bij mensen met een beperking. Je leert dat woord eigenlijk pas wanneer je zelf met die situatie te maken krijgt. Bovendien wordt er cultureel heel anders naar gekeken. In veel Westerse contexten betekent zelfredzaamheid: iemand zoveel mogelijk zelfstandig laten functioneren, en pas daarna bekijken welke ondersteuning nodig is. In sommige culturen vinden mensen net dat de familie of de overheid alles moet doen om iemand te helpen, en is zelfstandigheid minder belangrijk. In dat geval voelt het voor cliënten soms vreemd of zelfs ongepast om over zelfredzaamheid te praten. Dan is het vaak veel zinvoller om te vertrekken vanuit de vraag hoe je de familie kan ondersteunen.

"Een kleine aanpassing in je communicatie kan echt een wereld van verschil maken. We vragen mensen vaak: ‘Begrijp je het?’ Maar om daar eerlijk ‘nee’ op te zeggen, moet je al heel stevig in je schoenen staan. Veel mensen durven dat simpelweg niet.

Je kan het dus beter anders formuleren: ‘Kan jij het eens samenvatten, zodat ik zeker ben dat ik alles duidelijk heb uitgelegd?’ of ‘Wil je dat ik het op een andere manier uitleg?’ Door de vraag op een andere manier te stellen, voorkom je dat er misverstanden blijven bestaan.

Ook in schriftelijke communicatie kan een kleine aanpassing veel spanning wegnemen. Begin met de kern: Waarover gaat dit? Wat moet je weten? Wat moet je doen? Als mensen het begin niet begrijpen, haken ze af. Door eerst duidelijk te zijn over wat er precies verwacht wordt, creëer je rust. Daarna kan je in de rest van de brief nog extra context geven.

Diezelfde aanpak werkt ook aan het einde van een gesprek: sluit af met een korte samenvatting van de afspraken en de volgende stappen. Mensen worden namelijk onzeker of zelfs angstig wanneer ze niet weten wat er van hen verwacht wordt. Een heldere afronding geeft houvast en zorgt voor verbinding."

"Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar klare en inclusieve taal levert net tijdswinst op. Wanneer je duidelijk communiceert, begrijpen mensen sneller waar het over gaat, waardoor je minder vaak moet herhalen en minder tijd verliest aan misverstanden of aan het kalmeren van iemand die het niet goed heeft begrepen. Heldere communicatie voorkomt dus extra werk achteraf.

Het lastige is vooral dat we deze manier van spreken niet hebben aangeleerd. We moeten het ons eigen maken: bewust kiezen voor eenvoud, helderheid en inclusiviteit. Maar eens je dat in de vingers hebt, merk je meteen het verschil.

Daarnaast bestaan er veel digitale hulpmiddelen die je kunnen ondersteunen. Denk aan apps zoals Lees Simpel, waarbij je brieven kan scannen om ze begrijpelijker te maken, of vertaalapps die kunnen helpen wanneer er een taalbarrière is — al moet je natuurlijk altijd alert blijven voor mogelijke fouten in de vertaling. Ook die tools kunnen bijdragen aan tijdswinst."

"Voor organisaties levert klare en inclusieve communicatie winst op twee fronten: richting cliënten én richting medewerkers. In beide gevallen draait het om hetzelfde: duidelijkheid en herkenning.

Wanneer je helder communiceert, weten mensen sneller welke hulp ze bij jou kunnen krijgen en durven ze sneller contact opnemen. En wanneer je organisatie inclusief is — in taal, beelden en houding — voelen cliënten zich meer aangesproken en welkom.

Dat geldt even sterk voor medewerkers. Teams worden steeds diverser, en ook intern is het belangrijk dat niemand over het hoofd wordt gezien. Inclusieve communicatie draagt bij aan een gevoel van erkenning en veiligheid, wat rechtstreeks invloed heeft op het welzijn op de werkvloer.

Organisaties die níét inzetten op inclusie, riskeren in een diverse samenleving steeds minder representatief of relevant te zijn. Ik zeg vaak: zorg dat je klaarstaat voor de mensen die jou nodig hebben. Dat vraagt tijd — inclusie is geen quick fix. Het is iets dat moet groeien.

Na een opleiding is het dus cruciaal om te blijven oefenen. Hoe vaker je klare en inclusieve taal toepast, hoe meer het een automatisme wordt. En dan pas zie je de echte winst: een organisatie waar iedereen zich aangesproken, begrepen en welkom voelt."